Cunoaştere organizaţională

Cerinţa cu privire la cunoașterea organizațională este o cerință nouă aparută în standardul ISO 9001 la clauza 7.1.6.

Cunoaşterea organizaţională este inclusă la resurse împreună cu alte resurse cum ar fi: resursele umane,  mediu de lucru, resurse de măsurare și monitorizare.

Prin urmare este lesne de înțeles că una dintre cele mai importante resurse ale organizației este cunoașterea organizațională.

Cunoașterea organizațională este de regulă cea care se acumulează prin experiență și ea ulterior poate fi utilizată și partajată în scopul atingerii obiectivelor organizației.

Exemple:

  • intern:
    • din proprietate intelectuală;
    • din lecții învățate din succes și eșec;
    • din cunoștințe obținute prin experiență;
    • din rezultate ale îmbunătățirilor proceselor, produselor și serviciilor;
    • din analiza comparativă față de concurență.
  • extern:
    • din conferințe;
    • informații de la clienți;
    • informații de la furnizori;
    • schimbul de cunoștințe cu părțile interesate;
    • intranet, internet, newsletter, standarde, legislație, biblioteci, conferințe.

Organizația trebuie să:

  • determine cunoașterea organizațională necesară operării proceselor sale;
  • să mențină această cunoaștere organizațională;
  • să ia în considerare cunoașterea organizațională atunci când face modificări sau când determină cum se pot obține alte cunoștințe.

Fiecare organizație deține, fără putință de tăgadă, o astfel de cunoaștere pe care o ține ascunsă de competiție, dar care ar fi bine să fie împărtășită în cadrul organizației.

Atunci când această cunoaștere există la angajații vechi, dar nu este împărtășită, se numește în mod uzual cunoaștere tribală și, deși aceasta poate fi importantă, există pericolul ca aceasta să se piardă atunci când angajații părăsesc compania.

Cunoaşterea poate fi:

explicită– cărţi, manuale, site-uri;

tacită– greu de transferat de la o persoană la alta- inovaţii, cum să vorbeşti o limbă străină, cum să faci anumit lucru.

Această cunoaştere poate fi transmisă sub formă de informaţie astfel încât să aibă şansa de a deveni cunoaştere pentru cât mai mulţi din organizaţie.

Prin urmare iată câteva metode de a păstra această informație în cadrul organizației:

Instrucțiuni de lucru– dacă un anumit proces se desfășoară în anumit mod este bine a fi scris într-un mod ușor de înțeles.

Liste de verificare– dacă cunoașterea poate fi cuprinsă într-o succesiune de lucruri de verificat înainte ca activitatea să se finalizeze, se poate utiliza o listă de verificare (checklist).

Instruiri- când anumite procese au puncte esențiale ce au nevoie a fi permanent accentuate și menționate e bine să se asigure instruiri.

Instruiri la locul de muncă- Când anumite lucruri pur și simplu nu pot fi scrise, este bine a se asigura instruiri la locul de muncă – situații în care o persoană cu experiență din organizație să transfere informația, ce nu se poate documenta, către ceilalți.

O bază de date ce cuprinde cunoașterea-anumite probleme sau succesiuni de procese, ce pot să apară în timpul efectiv de realizare a produsului sau serviciului, este bine a fi scrise într-o bază de date imediat si apoi revizuite dacă proiectul sau modul de lucru se schimbă.

Cum se utilizează cunoașterea organizațională?

După ce informația a devenit cunoaștere organizațională, este bine ca ea să fie utilizată în cadrul sistemului în special în timpul schimbărilor ce pot surveni.

A lucra cu instrucțiuni de lucru și cu liste poate fi o provocare, dar în timp oamenii se obișnuiesc și apoi orice tranziție devine mai ușoară.

Instruirea e bine să fie constantă. Procesele ar trebui actualizate astfel încât să includă instruirea, utilizarea instrucțiunilor și listele de verificare atunci când personalul nou începe să facă parte din echipă sau când i se asignează o activitate nouă.

Baza de date cu cunoaștere este foarte importantă de asemenea mai ales dacă este permanent actualizată de către angajați. Prin utilizarea bazei de date cu cunoaşterea organizaţională, activitatea poate fi îmbunătățită cu un minim efort.

Din păcate adesea organizațiile nu reușesc a realiza cât de importantă cunoașterea poate fi până când un angajat extrem de important pentru organizație nu plecă și procesul în care acesta este implicat încetează a mai funcționa cum trebuie.

Lipsă înțelegerii acestui aspect poate duce la cheltuieli extrem de mari pentru organizație. Astfel a transforma informația permanent în cunoaștere organizațională și a o monitoriza permanent devine primordial pentru orice organizație ce dorește să se axeze pe profit.

În cadrul auditului se caută următoarele dovezi:

  1. Dacă organizația a stabilit care este cunoașterea critică pentru ea- informația necesară operării proceselor și obținerii conformității produselor și serviciilor.
  2. Care este nivelul minim de cunoaștere necesar a fi menținut.
  3. Cunoașterea critică ar trebui să aibă proceduri și proprietar.
  4. Cunoașterea critică ar trebui să fie disponibilă.
Posted in ISO 9001 and tagged , .

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Va rugam sa cititi politica noastra cu privire la datele cu caracter personal inainte de a posta un comentariu.